Privacyverklaring & klachtenprocedure

Basic Office, gevestigd aan de Torenlaan 5B te Bussum in Nederland, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Contactgegevens:

www.Basic-Office.nl
Torenlaan 5B
1402 AT Bussum
Nederland
info@Basic-Office.nl

Persoonsgegevens die wij verwerken

Basic Office verwerkt uw persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt. Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken als u interesse toont in onze dienstverlening:

• Voor- en achternaam
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Gegevens over uw activiteiten op onze website
• Internetbrowser en apparaat type

Hieronder een overzicht van de gegevens die wij verwerken en bewaren als u klant bent:

• Legitimatie
• Bewijs woonadres
• KvK uittreksel en andere aanverwante bedrijfsgegevens zoals een UBO verklaring, akte van oprichting, Aandeelhouders register, informatie over u bedrijf, rekeningnummer, telefoonnummer, e-mailadres, uw website.

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 18 jaar. Tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 18 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als u er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via info@basic-office.nl , dan verwijderen wij deze informatie

Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken

Basic Office verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• U te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren (Grondslag: toestemming)
• Basic Office analyseert uw gedrag op de website om daarmee de website te verbeteren en het aanbod van producten en diensten af te stemmen op uw voorkeuren. (Grondslag: gerechtvaardigd belang)
• Basic Office verwerkt ook persoonsgegevens als wij hier wettelijk toe verplicht zijn, zoals gegevens die wij nodig hebben voor het opstellen van de overeenkomst. (Grondslag: wettelijke verplichting domiciliverlener)

Geautomatiseerde besluitvorming

Basic Office neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van Basic Office ) tussen zit.

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren als u alleen interesse toont en geen klant word

Basic Office bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld.

• Voor- en achternaam: maximaal 3 weken na laatste contact
• Telefoonnummer: maximaal 3 weken na laatste contact
• E-mailadres: maximaal 3 weken na laatste contact
• Gegevens over uw activiteiten op onze website: 26 maanden
• Internetbrowser en apparaat type: 26 maanden

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren als u klant bent

Basic Office bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld.

• Alle verstrekten gegevens bewaren wij zolang u klant bent. – Na opzegging van de overeenkomst zijn wij verplicht u gegevens 5 jaar te bewaren volgens de wetgeving die wij naleven: https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/themaoverstijgend/brochures_en_publicaties/wwft-leidraad-risicomatrix-domicilieverleners
• Fysieke post word 5 dagen bewaard nadat deze digitaal is verwerkt naar de klant.
• Digitale post bewaren wij tussen de 1 a 2 jaar. U kunt een verzoek indienen om dit eerder te laten verwijderen.

Delen van persoonsgegevens met derden

Basic Office verkoopt uw gegevens niet aan derden en verstrekt deze uitsluitend indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkingsovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens.

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

Basic Office gebruikt technische en functionele cookies. En analytische cookies die geen inbreuk maken op uw privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen. Middels cookie houden wij ook uw conversie-acties bij op de website, om zo onze advertentiecampagnes te kunnen verbeteren. Deze data is ook volledig geanonimiseerd.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Basic Office en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen. U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar info@basic-office.nl

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek.

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

Basic Office neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Basic Office heeft alle gegevens in beheer met wachtwoorden en in een beveiligde omgeving waar slechts de directie toegang tot heeft. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met onze klantenservice.

Klachtenprocedure – Basic Office

Bij Basic Office streven we naar de hoogste kwaliteit van dienstverlening. Mocht u onverhoopt toch een klacht hebben, dan hanteren wij de volgende procedure:

1. Melding: Dien uw klacht schriftelijk in via e-mail naar info@basic-office.nl
2. Registratie: We registreren uw klacht en sturen u een ontvangstbevestiging.
3. Onderzoek: Ons team zal uw klacht onderzoeken en binnen vijf werkdagen reageren.
4. Oplossing: We streven naar een passende oplossing binnen tien werkdagen. Als dit niet
haalbaar is, informeren we u over de voortgang.
5. Evaluatie: Na afhandeling van de klacht vragen we u om feedback over onze afhandeling