ALGEMENE VOORWAARDEN VOOR HET GEBRUIK VAN BASIC OFFICE
Dit zijn Algemene voorwaarden van Basic Office. Deze voorwaarden zijn van toepassing op de service overeenkomst die u heeft getekend (hierna: “de overeenkomst”). Deze overeenkomst komt in de plaats van alle vorige overeenkomsten tussen Basic Office en de klant. Wijzigingen van de overeenkomst en deze voorwaarden kunnen alleen schriftelijk worden overeengekomen.
STANDAARD SERVICES INBEGREPEN IN HET BASISBEDRAG
1. Gemeubileerde kantoorruimte inclusief flexwerkplekken
Basic Office stelt ter beschikking volledige gemeubileerde kantoorruimte inclusief flexwerkplekken zoals overeengekomen in de overeenkomst. De overeenkomst bevat de locatie van het kantoor en de indeling van de kantoorruimte, deze indeling kan in de loop van tijd worden aangepast. Aan de klant zullen door Basic Office hiervoor geen extra kosten in rekening worden gebracht, noch zal de klant enig aanspraak op vergoeding of verrekening kunnen doen.
Pakket A
• Zakelijk (post)adres
• Registratie adres KvK
• Post scan service en verzonden naar u email
of
• Post ongeopend doorsturen ( meerprijs zijn de verzendkosten )
Pakket B
• Zakelijk (post)adres
• Registratie adres KvK
• Post scan service en verzonden naar u email of
• Post ongeopend doorsturen ( meerprijs zijn de verzendkosten )
• Gebruik van de vergaderruimte 8 uur per maand
• Gebruik van een werkplek 2 dagen per week
Pakket C
• Zakelijk (post)adres
• Registratie adres KvK
• Post scan service en verzonden naar u email of
• Post ongeopend doorsturen ( meerprijs zijn de verzendkosten )
• Gebruik van de vergaderruimte 16 uur per maand
• Gebruik van een werkplek full time
2. Kantoorservices
Basic Office zal de additionele services gedurende kantoor openingstijden van maandag tot en met vrijdag, met uitzondering van nationale feestdagen, ter beschikking stellen (toegang tot de kantoorruimte is 24/7 mogelijk bij pakket C en huur prive kantoor). Er kunnen specifieke afspraken worden gemaakt omtrent het gebruik van de services buiten kantooruren. Alle aanvullende diensten, aangeduid als Services, zullen worden geleverd tijdens kantoor uren van 9:00 tot 17:30. Indien Basic Office van oordeel is dat een verzoek voor een bepaalde dienst bovenmatig is, behoudt Basic Office zich het recht voor extra kosten in rekening te brengen bovenop de gebruikelijke tarieven van Basic Office, gebaseerd op de tijd die het leveren van de dienst met zich heeft meegebracht.
3. High Speed Internet
U bent verplicht te voldoen aan de voorwaarden van copyright, contractduur of andere voorwaarden zoals deze op het scherm verschijnen of opgenomen zijn in enigerlei materiaal op het internet of ons netwerk. U onthoudt zich van het kopiëren, gebruiken of exploiteren van dergelijke software of ander materiaal op enige wijze, tenzij we u daartoe expliciet toestemming hebben verleend. U dient zich strikt te houden aan de voorwaarden van de toestemming die wij u geven. Wij doen geen concessies met betrekking tot de veiligheid van ons netwerk (of het internet) of enige andere informatie, welke u erop plaatst. U dient alle veiligheidsmaatregelen te nemen (zoals codering) welke u voor uw omstandigheden noodzakelijk acht. Wij kunnen niet garanderen dat een bepaalde graad van beschikbaarheid wordt bereikt in associatie met uw gebruik van de services. U garandeert ons hierbij dat de levering van onze services aan u, de rechten van derden niet zal schenden. Bovenstaande garantie vervangt alle andere voorwaarden en condities, die uitdrukkelijk dan wel geïmpliceerd door gebruik, gewoonte, statuut of anderszins, betrekking hebben op de services en manieren waarop wij onze verplichtingen vervullen en onze rechten in acht nemen inclusief, maar zonder vooroordeel op het totaal van het voorgaande, zoals gerelateerd aan de omschrijving, uitvoering, kwaliteit, geschiktheid of toepasbaarheid voor enig specifiek doel, van de services zijn. Wij garanderen niet dat de services storingsvrij zijn.
GEBRUIK VAN DE ACCOMMODATIE
4. Bij aanvang
Bij ingebruikname zullen de klant en Basic Office samen het kantoor bekijken. De klant gaat ermee akkoord dat het kantoor in goede staat verkeert.
5. Gebruik
De flexwerkplek mag alleen worden gebruikt voor kantoordoeleinden. Het is verboden dieren in het kantoor te houden. De klant zal de kantoorruimte niet aan derden aanbieden of in gebruik geven. De naam Basic Office mag op geen enkele wijze door de klant worden gebruikt dan wel in verband worden gebracht met de onderneming van de klant.
6. Uw naam en adres
Het is niet geoorloofd om (reclame) borden aan de deur van de kantoorruimte te hangen dan wel ergens anders zichtbaar buiten of in de kantoorruimte. Het Basic Office adres mag gebruikt worden als correspondentie- en zakelijk adres. Wanneer rekeningen niet of onvoldoende zijn betaald, dan mag Basic Office het recht van het gebruik van adres beëindigen. Het is Basic Office toegestaan om post terug te sturen, of om deze te vernietigen.
7. Onderhoud van de kantoorruimte
De klant zal de kantoorruimte en de inrichting conform de inventarisatielijst goed onderhouden en er zorg voor dragen dat de kantoorruimte met de bedoelde inrichting in geen enkel opzicht wordt beschadigd dan wel gewijzigd. De klant is aansprakelijk voor alle schade toegebracht door de klant of door degene die met de instemming van de klant gebruik maken van deze kantoorruimte(n) en de gemeenschappelijke ruimte(n).
8. Kantoormeubilair en apparatuur
Het is verboden om, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Basic Office, in de kantoorruimte ander meubilair, kantoorapparatuur, kabels, IT of telecommunicatie apparatuur en aansluitingen aan te brengen.
9. Sleutels en beveiliging (alleen van toepassing bij pakket C)
Alle sleutels zijn eigendom van Basic Office. Het is verboden deze te dupliceren dan wel deze in gebruik te geven aan derden zonder voorafgaande toestemming van Basic Office. Bij verlies of diefstal dient Basic Office direct op de hoogte te worden gesteld. Hieruit voortvloeiende kosten komen voor rekening van de klant. Tijdens het gebruik van het, gedurende en buiten normale kantoor openingstijden, is de klant verantwoordelijk voor het ordelijk (af)sluiten van de deuren van de kantoorruimte en het gebouw.
10. Wettelijke regels
De klant zal voldoen aan alle wetten, verordeningen en beschikkingen die op haar, dan wel op haar bedrijfsvoering van toepassing zijn. De klant mag niet onrechtmatig handelen. De klant dient alles na te laten wat het gebruik van het door anderen en Basic Office zou kunnen hinderen, schaden, overlast of ergernis zou kunnen veroorzaken, dan wel tot gevolg heeft dat de verzekeringspremies omhoog gaan, of verlies en schade veroorzaakt aan Basic Office, de eigenaar van het gebouw of andere belanghebbenden.
11. Huisregels
De klant dient zich te houden aan de huisregels van Basic Office die van toepassing op zijn op het gebruik van het kantoor.
12. Verzekeringen
De klant dient haar eigendommen, werknemers en eventuele derden die de klant bezoeken in het te verzekeren en verzekerd te houden, gedurende de overeenkomst. Basic Office aanvaardt hiervoor geen enkele aansprakelijkheid.
VERLENING VAN SERVICES
13. Toegang tot de accommodatie/kantoorruimte
Basic Office heeft altijd toegang tot de kantoorruimte. Tenzij er sprake is van overmacht (noodtoestand), zal Basic Office trachten de klant van tevoren op de hoogte te stellen wanneer eventuele bezichtigingen, inspecties, testen, reparaties, andere routinematige klussen, schoonmaak of onderhoud dienen te worden uitgevoerd dan wel wanneer de kantoorruimte aan mogelijke toekomstige klanten zal worden getoond. Basic Office zal ten allen tijde geheimhouding betrachten omtrent de bedrijfsvoering van de klant en eventuele door de klant verlangde veiligheidsvoorschriften in acht nemen.
14. Aanvang overeenkomst
Indien, om wat voor reden dan ook, Basic Office niet in staat is bij aanvang van de overeenkomst het overeengekomen flexwerkplekken ter beschikking te stellen is Basic Office niet aansprakelijk noch kan Basic Office hiervoor aansprakelijk worden gehouden. De klant heeft echter wel het recht de overeenkomst met onmiddellijke ingang te beëindigen zonder schadeplichtig te zijn. Indien de klant de overeenkomst niet met onmiddellijke ingang beëindigdt, wordt betaling van het basisbedrag opgeschort totdat de flexwerkplekken aan de klant ter beschikking kunnen worden gesteld.
15. Opschorting van de services
Basic Office is gerechtigd, met voorafgaande mededelingen, de overeengekomen services (inclusief de toegang tot de accommodatie) op te schorten in geval van overmacht, in welk geval betaling van het basisbedrag voor een zelfde periode zal worden opgeschort.
DE OVEREENKOMST
16. De aard van de overeenkomst
Partijen, spreken nadrukkelijk de wil en de intentie uit dat de overeenkomst, inclusief deze voorwaarden die daarvan een integraal onderdeel uitmaken, een service overeenkomst is waarbij de nadruk ligt op het servicekarakter van de overeenkomst. Partijen komen overeen dat geschillen in het kader van deze overeenkomst strikt conform de bedoeling van partijen zoals opgenomen in deze overeenkomst en voorwaarden worden geïnterpreteerd en uitgelegd. De klant kan nimmer een beroep doen op ontruimingsbescherming. Het is de klant niet toegestaan (haar) rechten of verplichtingen in verband met en voortvloeiend uit deze overeenkomst noch geheel nog gedeeltelijk over te dragen aan derden dan wel de kantoorruimte (zonder voorafgaande toestemming van Basic Office) te laten gebruiken door derden niet zijnde een gelieerde onderneming van de klant. Basic Office is gerechtigd haar rechten en verplichtingen uit deze overeenkomst te allen tijde over te dragen aan derden.
17. Termijn
De overeenkomst wordt aangegaan voor de periode zoals aangegeven in de overeenkomst. Na het verstrijken van de in de overeenkomst genoemde periode wordt de overeenkomst voortgezet voor een aansluitende periode van de initiële contracttermijn tenzij één der partijen de overeenkomst beëindigt door middel van opzegging met inachtneming van de opzeggingsformaliteiten. Het basisbedrag van elke renewal zal de conform marktprijs zijn zoals door ons op het tijdstip van renewen bekend worden gemaakt.
18. Einde huurovereenkomst
Basic Office – eigenaar/beheerder De overeenkomst eindigt als de huurovereenkomst tussen Basic Office en de eigenaar/beheerder eindigt, zonder dat Basic Office in dat geval verplicht is tot vergoeding van de schade als gevolg daarvan aan de klant.
19. Know your costumer
Bij ondertekening van de overeenkomst gaat u er mee akkoord dat wij een wwft check uitvoeren aan de hand van de door u verstrekte gegevens. Mocht hier een negatief resultaat uitkomen, gaat u er mee akkoord dat wij de overeenkomst met directe ingang kunnen beëindigen.
20. Opzegging overeenkomst
Ieder der partijen kan de overeenkomst opzeggen tegen het einde van de contracts periode met inachtneming van een opzegtermijn van een maand. Opzegging dient schriftelijk te geschieden. Indien de overeenkomst is aangegaan voor een periode van drie maanden is de opzegtermijn drie maanden. Indien de overeenkomst is aangegaan voor een periode van één maand is de opzegtermijn een maand.
21. Onmiddellijke beëindiging
Basic Office kan de overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen, zonder opzegging (tenzij de wet dat vereist), indien de klant:
• de door hem verschuldigde bedragen niet op de gestelde tijdstippen betaalt;
• enige verplichtingen uit de overeenkomst niet nakomt;’
• het gebruik van het, of het gebruik door één van de medewerkers van de klant of derden die met goedkeuring gebruik maken van het, niet in overeenstemming is met normaal gebruik van de kantoorruimte;
• zijn beroep of bedrijf in de kantoorruimte geheel of voor een belangrijk deel staakt;
• de vrije beschikking over zijn vermogen of een deel daarvan verliest;
• als hij geen natuurlijk persoon is, zijn rechtspersoonlijkheid verliest, wordt ontbonden of feitelijk geliquideerd;
• in staat van faillissement wordt verklaard;
• een akkoord buiten faillissement aanbiedt of indien beslag gelegd wordt op goederen van de klant;
• komt te overlijden;
Indien Basic Office de overeenkomst op grond van het bovenstaande met onmiddellijke ingang beëindigt dient de klant desalniettemin aan de navolgende voorwaarden en verplichtingen te voldoen:
• betaling van eventueel gebruikte aanvullende diensten;
• betaling van het basisbedrag voor de resterende termijn van de overeenkomst indien geen onmiddellijke opzegging door Basic Office had plaatsgevonden.
• Vergoeding van alle door Basic Office gemaakte kosten en te lijden schade. Basic Office is niet aansprakelijk voor eventuele kosten en verliezen en eventuele aanspraken van derden als gevolg van de onmiddellijke beëindiging.
21. Indien het niet beschikbaar is
Mocht, om wat voor reden dan ook, Basic Office niet meer in staat zijn in het de services en accommodatie te bieden zoals overeengekomen dan eindigt de overeenkomst zonder dat daarvoor opzegging is vereist. In dat geval is de klant verplicht het basisbedrag te betalen en het bedrag voor eventuele aanvullende diensten tot aan de dag dat de overeenkomst eindigt/is geëindigd. Basic Office zal trachten, echter is hiertoe nimmer gehouden, vervangende kantoorruimte te vinden.
22. Bij einde overeenkomst
Dient de klant met onmiddellijke ingang de kantoorruimte te ontruimen en te verlaten met medeneming van al het zijne en de zijnen en de ruimte aan Basic Office ter beschikking in de oorspronkelijke staat behoudens slijtage door normaal gebruik. Wij behouden ons het recht om additionele bedragen in rekening te brengen voor mogelijke reparaties welke extra benodigd zijn naast normaal gebruik en slijtage. Indien de klant zonder toestemming van Basic Office na beëindiging van de overeenkomst, in welke vorm dan ook, onbevoegd gebruik blijft maken van de kantoorruimte :
• is de klant aansprakelijk voor alle door Basic Office te lijden schaden en verliezen;
• blijven het kantoor en de diensten onderworpen aan het contract en is de klant verplicht aan Basic Office te betalen de servicekosten gelijk aan tweemaal (2) de normale kosten.
23. Werknemers
Indien de klant gedurende de looptijd van de overeenkomst en na beëindiging daarvan werknemers van Basic Office benaderd/in dienst neemt zal de klant aan Basic Office en per direct opeisbare wervingsvergoeding verschuldigd zijn ten bedrage van 6 maanden salaris van de betreffende werknemer. Dit geldt ook voor personeelsleden die op interim,-of detacheringbasis werken.
24. Kennisgeving
Alle kennisgevingen en mededelingen die door Basic Office of de klant worden gedaan dienen schriftelijk te geschieden.
25. Geheimhouding
Omtrent de voorwaarden en de overeenkomst dienen partijen geheimhouding te betrachten. Geen der partijen zal zonder voorafgaande toestemming van de andere partij mededelingen doen omtrent de inhoud van deze overeenkomst tenzij de wet of een autoriteit dit vereist. Deze verplichting geldt ook na beëindiging van de overeenkomst.
26. Vrijwaringen
De klant dient Basic Office, haar personeel, gerelateerde vennootschappen en agenten te vrijwaren voor alle aanspraken, claims, schade, verlies en kosten als gevolg van/door:
• dood of verwonding binnen de kantoorruimte die de klant gebruikt;
• derden die de klant tot het heeft toegelaten, personeel van de klant en personen waarvoor de klant aansprakelijk is;
• boetes die Basic Office worden opgelegd door gedragingen of nalatigheden van de klant;
• schade toegebracht aan de persoon of goederen van de klant of van derden en aanspraken van derden ter zake; De klant zal zich hiertegen afdoende verzekeren.
27. Schade en Aansprakelijkheid
Basic Office is niet aansprakelijk voor schade toegebracht aan de persoon of goederen van de klant of van derden door het optreden en de gevolgen van zichtbare en onzichtbare gebreken aan de kantoorruimte, het gebouw of complex waarvan de kantoorruimte deel uitmaakt, of ontstaan door het optreden en de gevolgen van weersomstandigheden, van stagnatie in de bereikbaarheid van de kantoorruimte, van stagnatie in de voorziening van gas, water, elektriciteit, warmte ventilatie of luchtbehandeling, van storing van de installaties en apparatuur, van in en uitstroming van gassen of vloeistoffen, van brand, ontploffing en andere voorvallen, van stoornis in het genot van het gebruik van de kantoorruimte en van stoornis of tekortkomingen in de service verlening van Basic Office behoudens in geval van schade als gevolg van grove schuld of ernstige nalatigheid van Basic Office ten aanzien van de staat van de kantoorruimte of van het gebouw of complex waarvan de kantoorruimte deel uitmaakt. Basic Office is niet aansprakelijk voor bedrijfsschade van de klant of voor schade als gevolg van de activiteiten van de andere klanten of van belemmeringen in het gebruik van de kantoorruimte die derden veroorzaken. Indien om wat voor reden dan ook Basic Office haar services niet kan aanbieden is haar aansprakelijkheid beperkt tot het terugbetalen van een redelijk deel van het basisbedrag. De klant is verplicht tijdig maatregelen te nemen ter voorkoming en beperking van schade aan de kantoorruimte. De klant is verplicht Basic Office terstond op de hoogte te stellen indien zich schade aan/in de kantoorruimte heeft voorgedaan of dreigt voor te doen. Basic Office is in geen geval aansprakelijk voor enige gederfde omzet, gederfde winst, verlies van verwachte (kosten)besparingen, verlies of beschadiging van data, claims van derden of gevolgschade. De klant wordt ten sterkste aangeraden zich voor dergelijke verliezen, schade, kosten of claims te verzekeren. Kosten ontstaan bij Basic Office die veroorzaakt zijn door nalatigheid van de klant worden bij de klant in rekening gebracht. Basic Office kan niet aansprakelijk worden gesteld, noch kunnen er kosten verhaald worden voor fouten veroorzaakt door werknemers van Basic Office.
28. Bescherming persoonsgegevens
Partijen komen overeen dat Basic Office gerechtigd is persoonsgegevens van de klant te verwerken, aan derden te verstrekken en door te geven, op voorwaarde dat dit uitsluitend plaatsvindt: a) ter uitvoering van deze overeenkomst; b) ter werkvoorbereiding en fraudebestrijding c) voor het verstrekken van informatie over nieuwe of voor de klant nuttige producten en diensten van Basic Office of andere organisaties, die Basic Office voor de klant interessant acht.
BETALINGEN
29. Standaard services
Het basisbedrag voor de standaard services inclusief BTW, dient te worden betaald bij vooruitbetaling over de te leveren standaard services voor de opvolgende maand binnen 7 dagen na factuurdatum, tenzij anders overeengekomen. 30. Additionele services en catering De prijs voor aanvullende diensten en catering zal achteraf per maand worden gefactureerd tegen de door Basic Office bekendgemaakte tarieven en dient te worden betaald binnen 7 dagen na factuurdatum, tenzij anders overeengekomen.
30. Additionele services en catering
De prijs voor aanvullende diensten en catering zal achteraf per maand worden gefactureerd tegen de door Basic Office bekendgemaakte tarieven en dient te worden betaald binnen 7 dagen na factuurdatum, tenzij anders overeengekomen.